一歩先行くビジネス英語

英語で電話会議その１

本日のお題

１．電話会議って？

「電話会議」っていうとどんなことが頭に思い浮かぶでしょうか。

• コスト削減
• 海外支社との連絡ツール
• 回線トラブル
• 複数の人が同時に話し出す
• 集中して聴かないと聞き逃す
• お互い顔が見えない
• 一箇所に集まらなくてもいい

などなどたくさんあると思いますが、 最近特に国際間でのコミュニケーションツールとして、海外支社との連絡ツールとして電話会議は欠かせないものになってきました。

そして多くの英語を母国語としない人たちにとって、つまり我々日本人にとってはこの電話会議でネイティブスピーカーと英語で意思疎通を図るということはそうたやすいことではないわけです。

このようにして我々日本人にとって難しいとされている英語での電話会議コミュニケーションですが実はいくつか会議を円滑に進めていくためのルールが存在します。 それをこれからご紹介していきます。

２．電話会議のキーパーソン

電話会議では誰かが必ず進行役を勤めること。

これは非常に大切なことで、通常の会議において進行役がいるのと同じことです。 デキる進行役ほど上手に電話会議をコントロールします。

発言したい人にはしっかりと発言させ、その一方で誰かが発言しているときには他の人にそれをさえぎらせないようコントロールして電話会議を進行します。つまり、デキる進行役は交通整理が上手にできるということです。

そこであなたが英語での電話会議進行役であるとした場合、こんな感じで会議を始めてみるとクールに決まるかもしれません。 （これからご紹介する会話文では丁寧に"Mr."とお互い呼び合っていますが、通常の社内ミーティングではファーストネームベースで行うことがほとんどです。）

あなた：　I think we will begin now. First, I'd like to welcome you all and check that everyone is on line. Mr.Johnson in New York?
Mr.Johnson：　Yes.

----- そしてみんな出席していることを確認後 -----

あなた：　O.K., since everyone is here, we should get started. Our first topic today is ..

のような感じで会議を始めるわけです。

まず始めに出席状態を確認していますね。 誰かが参加に遅れていたり、または回線等のトラブルによって参加できなかったりしているかもしれないですから最初はしっかりと出席状況を確認しておきます。 お互いの顔が見えない電話会議において、このようにしっかりと出欠確認をしておくことは非常に大切です。

そして出欠確認も済み、いざ本題へ。

３．今誰が話してるの？

では次は、あなたが進行役としてMr.Johnsonに進捗報告をしてほしい場合、こんな感じで進捗報告を促すことができます。

あなた：　Mr. Johnson, can you give us an update please?

ここで大切なこと、それは、進行役であるあなたが必ず"Mr.Johnson"と名指ししてそれから発言させることです。 このように名指しすることによってみなが一斉に話し出すのを未然に防ぐことができます。

では逆に、あなたの名前が林さん（Tomo)であるとして、進行者であるアメリカ人にプロジェクトの進捗報告を依頼された場合はこのような感じになります。（通常私は"Tomo"で電話会議に参加していますが）

進行者：　Mr.Hayashi, could you give us an update please?

と。。 こんな感じで電話会議では突然話を振られることも少なくありません。

そんな時は「おー、きたきた」とあせってしまわないように落ち着いて対応しましょう。