一歩先行くビジネス英語

英語で電話会議その２

本日のお題

４．「で、日本はどう？」には落ち着いて対応

あなたも電話会議に参加しているわけですからもちろん名指しで指名されることもあるわけです。 とくに多いのが、 「日本はこの件に関してどうなんだい？」 のような形でのご指名。。

その場合、

１．自分が何について話をするのか短く説明。
２．そしてその話の流れを簡単に説明。

という順番で落ち着いて話を始めます。

例えばこんな感じで進捗報告を始めたりします。

あなた：　Today, I will cover three areas concerning the product..
（「１．自分が何について話をするのか短く説明。」の部分が終了）
あなた：　Firstly, I would like to let you know about the production issues..
あなた：　Secondly, I will discuss our distribution plans..
あなた：　Finally, I would like to talk about some exciting marketing plans..
（「２．その内容について話をする流れを簡単に説明。」の部分が終了）

このように、 ”Firstly”, 　“Secondly”, 　“Finally” と一つずつ話す内容のポイントをあらかじめ短く説明することによってその後の聞き手の理解度を深めることができます。

特に英語での電話会議では自分が話しながら確認していくという意味でもこの方法は非常に効果的です。 そして一旦話の流れを説明し終えたら次は一つずつ話の詳細に入っていきます。

あなた：　Let me first talk about the production issues..
（”production issues”についての詳細な話をする。）
あなた：　Next, I would like to talk about our plans for the distribution..
（”plan for the distribution”についての詳細な話をする。）
あなた：　Finally, I would like to address our marketing plans..
（”marketing plan”についての詳細な話をする。）

いかがでしょうか。 聞いているほうにとっては非常に理解しやすいのではないでしょうか。 電話会議にて進捗報告等求められた場合には是非ともこのような方法にて報告業務を行ってみてください。

５．もう一度聞き返すことは恥ずかしいことではない

電話会議は相手の顔が見えない状況で行うため、通常の会議より使用する言葉に注意を払って行う必要があります。 そして電話会議においては時には回線の異常で相手の言っていることがよく聞き取れないこともあるかもしれません。（もちろん単純に話されている英語が理解できないこともあるでしょうが）

そんな時こそ話されている（聞き逃したであろう）内容をしっかり確認したいところです。 そういった場面では相手にもう一度話しをしてもらえるようしっかりとお願いすることが大切です。

聞き取れなかったからといって聞き流してはいけません。
（これは日本人の悪いクセです）

さて、ここでもう一度話してもらえるようお願いする必要があるわけですが、そうなると話している相手に対して話を一旦ストップしてもらい、再度説明してもらえるようお願いする必要が生じてきます。

ということで人の話を中断させてまで再度説明を求めなければならないのですが、どうしたらいいのでしょうか。

６．もし、聞き逃してしまったら。。

まず、話を遮るときは相手が話を終えるまで待つことが大切です。
（どこかにポーズが入るまでは話を遮らないこと）

そしてあなたが話し始めるとき、つまり、話に割って入るときにはまず割り入ったことについてちょっと言葉を添えておきます。

続いてあなたの名前を名乗り、そしてあなたが聞き逃したであろう部分について繰り返し話してくれるようお願いします。 例えばこんな感じです。

（（Mr.Johnsonが話していて、一旦話終えたところ））
あなた：　Excuse me, Mr.Johnson. This is Tomo in Tokyo. I'm sorry but I couldn't hear what you just said. Could you repeat it, please?
Mr.Johnson: Certainly, Mr.Hayashi. What point did you miss?
あなた：　There was a problem with the telephone line, so could you repeat all of what you said, please?

上記会話文をもう一度よく見てください。

まずは話を中断させてしまったことに対して一言言葉を添えています。
それからあなたが誰であるのかをしっかりと名乗っています。
そして、なぜあなたが相手の話を遮るまでして自分の話を始める必要があったのかを説明しています。
最後に、もう一度話をしてくれるようお願いしています。

相手は「どこの部分が聞き取れなかったのか」聞いてきますよね。 そこであなたはどの部分が聞き取れなかったのか伝えてその部分をもう一度話してもらうわけです。

ここ大事なことですが、聞き取れなかったこと、理解できなかったことを恥じる必要は全くありません。 「聞くは一時の恥、聞かずは一生の恥」 ですからね。特にビジネスの場合ですと「恥」どころの話ではなくなる可能性もありますし。