一歩先行くビジネス英語

英語で電話会議その３

本日のお題

７．聞き取れたフリだけは絶対やってはいけない

聞き取れたフリが一番いけません。ビジネスプロフェッショナルである以上、それはやってはならないことです。

日本人は特に、もう一度聞くということに対して恥ずかしがる傾向があります。

ネイティブスピーカーにとっては、わかっていないのにわかっているふりをされるのが一番ストレスが溜まるらしいです。

また、こうしてあなたが聞き取れなかった部分の説明を求めることによって、相手のネイティブスピーカーがあなたの英語レベルを把握することもできます。 つまりその後は相手もあなたの英語のレベルを考えて少しは話すスピードを調整してくれるかもしれません。

聞き取れなかった部分を繰り返し話してもらうための表現としては、先にご紹介した方法以外にこんなパターンもあります。 今回は聞き取れなかった部分を絞り込んで聞いています。

あなた：　Excuse me, Mr.Johnson. This is Tomo in Tokyo. I'm sorry but I didn't understand what you said about the new marketing plan. Could you clarify what you said, please?
Mr.Johnson：　What did you not understand?
あなた：　I didn't understand what you were saying about the marketing plan for Europe. Could you repeat it to me again?

８．“Just to confirm..” でしっかり確認

また、討議した内容をおさらいすることも日本人が英語で電話会議をするうえでは大切な作業の一つです。 これはネイティブスピーカー同士の電話会議でもよく行うことです。

例えばこんな感じで行います。

あなた：　Thank you Mr.Johnson for your comments. This is Tomo in Tokyo. Just to confirm what you have said about the new marketing plan. You will be introducing the new campaign in Europe in March next year. You will be using a television and radio campaign and will then be entering the U.S. market in June next year. Is that correct?

まず、Mr.Johnsonのコメントに感謝の意を表し、そして話し始めるわけです。 そのときも必ず自分が誰であるかをまず名乗ることが重要になります。

そして"Just to confirm"と始めることによって、自分がこれまで理解した内容の確認を行いますよと合図をするわけです。

この確認作業はすべて議論が終わった後に最後に一度行うというわけではなく、話の合間合間、ポイントポイントで行うことにより、より効果を発揮します。（ワントピック毎に）

これは自分のためだけではなく、その電話会議のすべての参加者のためにも行う意味があります。 全員が会議の内容を理解していることが大切ですからね。

９．電話会議開催前には必ず「これ」を準備

通常のミーティングでも作成することはあるかと思うのですが、特に電話会議においては「進行表」（"AGENDA"）の役割は重要です。

さまざまな国からの参加が想定される国際間での電話会議において、お互いの理解を深めるためにこの「進行表」を作成します。 そこには通常下記の事項を記載します。

1. 進行表のタイトル（通常"AGENDA"でいいと思います）
2. 会議の議題
3. 会議の日程（特に時間を明記、何時から何時まで行うのか）
4. 参加者の名前（国名をカッコ書きで記載するとベター）
5. 時系列に沿って（１）時間、（２）トピック、（３）話者を明記し表にする。
6. 内容はすべて箇条書きにする。
7. 最後は質疑応答で締めくくる。

そして「進行表」の作成が完了したら参加者全員にメールで配信です。

この「進行表」があると会議の進行者も不要な説明をせずに済み、また、参加者も進行者に対し不要な説明を求めることがなくなります。 もし「進行表」を作成しないで電話会議をしているようでしたら是非ともこの「進行表」を導入してみてください。 あなたが進行者ではない場合は進行者へ「進行表」を作成するように依頼してもいいでしょう。